Dokumentation nach DSGVO über Verarbeitungstätigkeiten

Die Notwendigkeit der Dokumentation nach DSGVO über Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen und Organisationen, detaillierte Nachweise über sämtliche Prozesse der Verarbeitung personenbezogener Daten zu führen. Dies geschieht, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen sowie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben gegenüber Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen nachweisen zu können. Das zentrale Element dieser Dokumentation ist das sogenannte „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ gemäß Art. 30 DSGVO.

Warum ist die Dokumentation notwendig?

• Sie dient als Nachweis („Rechenschaftspflicht“), dass die Prinzipien der DSGVO (Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datenminimierung, Integrität, Vertraulichkeit usw.) eingehalten werden.

• Behörden können dieses Verzeichnis jederzeit anfordern und prüfen.

• Bei Datenschutzvorfällen kann die Dokumentation zur Aufklärung beitragen.

• Sie hilft, interne Datenschutzprozesse zu steuern und Optimierungspotenziale zu erkennen.

Inhalte der Dokumentation zu Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis muss laut DSGVO folgende Informationen enthalten:

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. des Vertreters und des Datenschutzbeauftragten.

• Zweck(e) der Verarbeitung.

• Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der personenbezogenen Daten.

• Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt werden.

• Angaben zu Übermittlungen an Drittländer (inkl. Dokumentation geeigneter Garantien).

• Vorgesehene Fristen für die Löschung der Daten(arten).

• Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz.

Liste: Informationen, die das Dokument über den Autor enthalten muss

Damit ein Verarbeitungstätigkeiten-Verzeichnis den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen folgende Angaben über den „Autor“ (also den verantwortlichen Ersteller/das verantwortliche Unternehmen) enthalten sein:

• Vollständiger Name des Verantwortlichen (Unternehmen/Organisation/Einzelperson)

• Kontaktdaten des Verantwortlichen (Adresse, E-Mail, Telefonnummer)

• Ggf. Name und Kontaktdaten eines Vertreters des Verantwortlichen (bei Niederlassungen außerhalb der EU)

• (Soweit benannt) Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Diese Angaben sind wichtig, weil sie eine Verantwortlichkeit sowie eine Kontaktmöglichkeit für Behörden und betroffene Personen sicherstellen.

Fazit:
Die sorgfältige Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten ist ein Kernbestandteil der DSGVO-Compliance, unterstützt die Transparenz und dient als Schutz für Unternehmen bei Nachfragen von Behörden oder im Falle von Datenschutzvorfällen. Die Angaben zum Autor stellen klar, wer für die Einhaltung des Datenschutzes tatsächlich verantwortlich ist.